אביעד ברטובהנהלת חשבונות, נקראת גם ניהול ספרים, היא חובה החלה על בעלי עסקים בכל צורות התאגדות (עוסק מורשה, חברה בע"מ ועוסק פטור), מוסדות ממשלתיים, מלכ"רים ועוד.
הנהלת חשבונות מהווה את סך התהליכים לשמירה ולתיעוד מלא ועדכני של המידע העסקי, כאשר הנהלת חשבונות הנעשית באופן נכון מאפשרת לארגונים עסקיים לנהל את תזרים המזומנים של הארגון, להיות עם האצבע על הדופק לגבי רווחיות, הפסדים, הוצאות ועוד. כך ניתן לקבל החלטות פיננסיות ועסקיות שקולות ואחראיות, לשפר את ביצועי העסק ולתכנן מהלכים עתידיים.
חשוב להדגיש כי ניהול ספרים הוא חובה המוטלת על ידי רשות המסים בישראל (מס הכנסה ומע"מ). בעבר היה נהוג להעסיק מנהל חשבונות חיצוני או להקים מחלקת הנהלת חשבונות בארגון, כיום רבים החלו להשתמש בתוכנות המתקדמות להנהלת חשבונות באינטרנט כדי להקטין הוצאות, לשפר את ניהול העסק וכדי לפקח ולבקר את העסק בכל רגע נתון על סמך נתוני אמת.
שתי שיטות עיקריות להנהלת חשבונות
בישראל יש שתי שיטות עיקריות להנהלת חשבונות:
- הנהלת חשבונות חד צידית – שיטת רישום פשוטה יחסית בה רושמים את התקבולים והתשלומים בלבד, זו השיטה המתאימה לעוסקים פרטים ולעוסקים מורשים.
- הנהלת חשבונות דו צדדית – שיטה לרישום חשבונאי וניהול ספרים כך שכל הוצאה נרשמת כנגד הנכס ששימש למימון ההוצאה, וכל הכנסה נרשמת בספרים כנגד נכס שנותר בעקבות ההכנסה שהעסק קיבל.
כדאי לדעת שהחל משנות ה-80 של המאה הקודמת עסקם רבים עברו להנהלת חשבונות ממוחשבת באמצעות תוכנות ייעודיות כגון חשבשבת ופיננסית. לפני כניסתן של התוכנות הממוחשבות מנהלי חשבונות נאלצו לבצע את העבודה ידנית, והשימוש בתוכנה הפך את העבודה לקלה ומהירה יותר, כך גם מונעים טעויות אנוש.
כתוצאה מפריחתו של האינטרנט המהיר ועקב התפתחויות טכנולוגיות בתחום המחשבים והתכנות, כיום רוב העסקים מעדיפים לבחור תוכנת הנהלת חשבונות באינטרנט. אלו תוכנות מתקדמות טכנולוגית עם ממשקי עבודה נוחים ופשוטים להבנה, אין צורך להעסיק מנהל חשבונות כיוון שבעל העסק יכול לבצע את המשימה לבד, ובהתאם לצורך לקבל תמיכה מאנשי מקצוע.
מנהל חשבונות אישי באינטרנט
המעבר לתוכנת הנהלת חשבונות באינטרנט מתבקש עבור רוב העסקים הקטנים והבינוניים. חשוב לבחור תוכנה מוכרת על ידי רשות המסים ומומלץ להתנסות למשך 30 יום בתוכנה כדי להבין את השימוש הנוח, להכיר את הכלים שהיא מציעה ולבדוק את התאמתה לצרכי העסק.
התוכנה אינה מותקנת במחשב של העסק, אפשר להיכנס אליה מכל מחשב נייח או נייד, מהטאבלט ואפילו מהסמארטפון. תוכנה מתקדמת להנהלת חשבונות יכולה להתממשק למערכות ממוחשבות נוספות כמו מערכת CRM לניהול קשרי לקוחות, כמו כן היא כוללת פתרון לסליקת כרטיסי אשראי.
התוכנה המתקדמת מסייעת לבעל העסק לקבל החלטות ענייניות ושקולות, לבדוק את התזרים בכל רגע נתון, לבדוק מי מהלקוחות צריך לשלם, ובנוסף התוכנה מייתרת את הצורך להדפיס מסמכים. בקליק אחד שולחים חשבונית מס או מסמך אחר לתיבת הדואר האלקטרוני של הלקוח ויש מגוון דוחות שאפשר להפיק באמצעותה.